EU:n tietosuoja-asetus koskee kaikkia organisaatioita, jotka käsittelevät henkilötietoja käsittelijöinä ja/tai rekisterinpitäjinä niin yksityisellä kuin julkisella sektorilla. Vaatimus on voimassa riippumatta miten paljon ja millä tavalla henkilötietoja käsitellään. Tietosuoja-asetusta sovelletaan sekä yksittäiseen henkilötietojen käsittelyyn että silloin kun henkilötiedot muodostavat rekisterin. Asetus tulee voimaan 25.5.2018. (Oikeusministeriö 2017, 9). EU:n tietosuoja-asetus koskee Suomen Kasvatustieteiden Opiskelijoiden Liitto ry:tä ja sen toteuttamisesta toiminnassa on luotu periaatteet.
Suomen Kasvatustieteiden Opiskelijoiden Liitto ry:llä ei ole henkilöjäseniä, joten jäsenrekisteriä ei ole. Liitto ei myöskään kerää jäsenjärjestöiltään henkilötietoja. Suomen Kasvatustieteiden Opiskelijoiden Liitto ry kerää kuitenkin henkilötietoja tapahtumarekisteriin tapahtumailmoittautumisten yhteydessä. Tapahtumien yhteydessä yksittäisten henkilöiden luovuttamat tiedot käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja tietosuojalain mukaisesti.
Tapahtumarekisteri
Tapahtumarekisteri on tapahtumakohtainen väliaikainen henkilötietorekisteri, joka on välttämätön tapahtumien järjestämiseen. Sen henkilötietoja voi käsitellä ainoastaan liiton vastuuhenkilöt ja luottamuksellisesti mahdolliset yhteistyökumppanit. Tietoja luovutetaan kolmansille osapuolille vain jos se on tapahtuman toteutuksen kannalta välttämätöntä. Tapahtumarekisterin tiedot poistetaan siinä vaiheessa, kun niiden ei voida katsoa olevan enää tarpeellisia tapahtuman osalta, mihin tiedot on kerätty. Tapahtumarekisteri poistetaan kuitenkin viimeistään kahden kuukauden kuluttua tapahtumasta, ellei toisin ilmoiteta etukäteen. Tapahtumarekisteriä säilytetään Suomen Kasvatustieteiden Opiskelijoiden Liitto ry:n hallituksen Google Drivessa ja tarvittaessa hallitusten jäsenten henkilökohtaisilla tietokoneilla, jos he järjestävät kyseistä tapahtumaa.
Henkilön oikeus pyytää ja korjata tietonsa
Yksityishenkilöllä on oikeus pyytää Suomen Kasvatustieteiden Opiskelijoiden Liitto ry:n toimesta hänestä tallennetut henkilötiedot tapahtumarekisterissä. Hän voi myös vaatia puutteellisen tiedon täydentämistä tai mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista. Pyyntö tulee lähettää sähköpostitse esimerkiksi excel-taulukossa rekisterinpitäjälle ja se toteutetaan kuukauden sisällä sen vastaanottamisesta. Tarvittaessa pyynnön esittäjää voidaan pyytää todistamaan henkilöllisyytensä.
Tietosuojan tekninen varmistaminen ja mahdolliset tietoturvavuodot
Tapahtumarekisteriä säilytetään ulkoisen palveluntarjoajan internet-palvelimella ja pääsy tietoihin on rajoitettu salasanalla. Tietoturvavuodon sattuessa asiasta ilmoitetaan asianomaisille sekä viranomaisille. Vuodon syy pyritään korjaamaan mahdollisimman nopeasti.